V okně Návrhy upomínek provedete návrh, úpravu a vytvoření upomínek. Okno obsahuje 2 karty:
• | Všeobecné |
• | Specifikace |
Karta Všeobecné
Datum
Upomínka zohlední stav neuhrazených faktur ke dni.
Datum upomínky
Datum upomínky (bude vytištěno jako datum na formuláři upomínky).
Postup tvorby upomínky:
1. Tlačítko Hledací podmínka
Slouží ke specifikaci výběru upomínaného subjektu. Zde můžete omezit množství zpracovávaných faktur. Např. odděleně upomínat faktury v Kč nebo v EUR.
2. Generovat/zpracovat návrh
Po stisknutí tlačítka se otevře nové okno Návrh upomínky. V tomto okně můžete zkompletovat vaši upomínku. V kartě Data upomínky zvolíte kód adresy zákazníka kterému budete upomínku adresovat, dále lze upomínku doupravit např. zadáním úroku z upomínky či poplatku za prodlení.
V kartě Adresa nastavíte potřebné údaje o adresátovi. Kontaktní osoba, telefon, údaje o adrese a další. V kartě Texty vepíšete Vámi požadovanou formulaci upomínky do polí Úvodní text, Dodatečný text a Text měny.
Pokud v systému existuje (je založena) kontaktní osoba s názvem FINANCE, pak se všechny údaje o této kontaktní osobě - telefon, fax, e-mail - přenesou do sekce Kontaktní osoba pro finance v konkrétní upomínce. Důvodem tohoto je fluktuace na místě osob zodpovědných za zpracování faktur a plateb (finanční ředitel, hlavní účetní, aj.). Tímto je možné pod jedním klíčem FINANCE pohodlně zaměnit kontaktní údaje bez nutnosti vytváření nových kontaktů v případě personálních změn na pozicích zodpovědných osob a zároveň se dosáhne toho, že pozdější upomínka se dostane k rukám správné osoby. Vhodnou parametrizací tiskového reportu je možno dosáhnout automatizace pro zasílání upomínek formou pdf přímo do emailové schránky.
3.Generovat/zpracovat upomínky
Po stisknutí tohoto tlačítka se otevře okno Upomínky, kde lze doupravit Vaši upomínku.
Před vygenerováním "ostrých" upomínek máte možnost zakliknout volbu Generovat PDF pro upomínané faktury. Během konverze návrhu na "ostré" upomínky se na pozadí přes Server Print Engine vytvořeny PDF ze všech faktur a automaticky přiřazeny do správy dokumentů k hlavičkám jednotlivých upomínek. Z přehledového okna poté můžete označit všechny vygenerované upomínky a přes volbu pravým tlačítkem myší v kontextovém menu je můžete odeslat e-mailem přes Server Print Engine. Server Print Engine vygeneruje vždy PDF upomínky, následně vygeneruje emailovou zprávu (s texty přiřazenými k formuláři upomínky), přiřadí dokumenty přiřazené k upomínce (PDF faktur) a nakonec je odešle přes SMTP-Server. Informace o čase odeslání je nyní uložená do hlavičky upomínky.
Tip!
Výše popsaná funkcionalita vyžaduje nainstalovaný Server Print Engine na Vašem systému. Tato možnost výrazně usnadní práci se zasíláním upomínek, již nebudete nuceni každou upomínku ručně odesílat v jednotlivých emailech, systém REGNUM toto automaticky provede za Vás.
4. Uzavřít návrh
Dokončení se provede stisknutím tlačítka Uzavřít návrh.
Dalším východiskem v tomto poli je možnost automatického zaslání všech upomínaných faktur ve formě .pdf spolu s Vámi vygenerovanou upomínkou. Takováto funkcionalita zamezí problémům při vyřizování pohledávek a pomůže Vašim zákazníkům .
Karta Specifikace
Zde je nutné vybrat:
• | Způsob vytvoření upomínky - stupeň upomínky odděleně pro každý doklad - upomínky pro každou nezaplacenou a fakturu budou zaslány zvlášť. |
- seskupovat doklady pro upomínku - upomínky se odešlou v jednom "balíku".
• | Způsob vytvoření textů - maximální úroveň - upomínka se odešle v nejvyšší úrovni, které subjekt dosáhl ze všech jeho upomínek |
(např. pokud má zákazník 2 upomínky 1.úrovně a jednu 3. bude mu zaslána upomínka 3.úrovně).
- úroveň upomínky 9