Navigation:  Adresář > Doplňující údaje o adresáři > Kontaktní osoby > Karta Obchodně

Zde najdete všechny důležité údaje ke kontaktní osobě, které je nutno vidět ihned při prvním kontaktu na obrazovce. Dále Vám popíšeme význam jednotlivých zadávacích polí a ostatních objektů v okně opět na příkladě konkrétní vzorové adresy, kterou jsme si již společně založili v adresáři.

 

 

 

ID-číslo

 

Identifikační číslo ve správě kontaktních osob funguje na stejném principu jako Kód adresy v adresáři (max.délka je 10 znaků). Slouží jako jednoznačný klíč a pomůcka pro pozdější snadnější vyhledávání kontaktních osob. Ať už u adresy, kterou znáte, tak i pokud se snažíte pomocí kontaktní osoby najít adresu (např. znáte kontaktní osobu, ale nemůžete si vzpomenout na název firmy, kterou kontaktní osoba zastupuje). Jak se neznámá adresa pomocí kontaktní osoby vyhledává najdete dále v této příručce.

 

Pokud si kontaktní osoby pamatujete podle jména, zadejte do pole pro ID-číslo počáteční písmena jména nebo celé jméno.

 

Příklad: Do správy kontaktních osob zakládáte pana Marka Kauckého. Do pole ID-číslo napíšeme tedy: MK.

 

Pokud si pamatujete kontaktní osoby podle příjmení, zadejte do pole pro ID-číslo počáteční písmena příjmení.

 

Příklad: V případě založení pana Martina Novotného, napište do pole pro ID-číslo: KAUCKY.

 

V našem případě jste do ID-čísla zanesli jméno i příjmení, tzn. MAK (MA-jako Marek, K-jako Kaucký).

 

Jazyk

Řeč přiřazená kontaktní osobě je důležitým parametrem adresy pro správu dokumentů a fakturaci. Řeč kontaktní osoby se nemusí shodovat s řečí firmy. A proto pokud je při psaní dokumentů nebo při fakturaci přiřazena k adrese firmy i kontaktní osoba, neřídí se již přiřazení automatické volby předlohy dokumentu nebo příprava dat pro zpracování textů (Word) řečí firmy, ale řečí kontaktní osoby.

 

Tento údaj ke kontaktní osobě je povinný! V našem příkladu zvolte  CZE  pro češtinu.

 

Jméno

Do tohoto pole napište křestní jméno kontaktní osoby.

 

Příjmení

Do tohoto pole zapište příjmení kontaktní osoby.

 

Služební oslovení

Přiřazení oslovení ke kontaktní osobě umožňuje při psaní korespondence, fakturace, atd. automatizovaně vkládat oslovení. Zadávání služebního oslovení u kontaktní osoby lze provést stejnými způsoby jako ve správě adres, kde jsme jej popsali v kapitole Adresy.

 

Takže pomocí rolovacího seznamu zvolte oslovení pro kontaktní osobu.

 

Titul

Do tohoto pole zadáváte titul kontaktní osoby nebo je automaticky přenesen na základě zvoleného typu služebního oslovení. Další funkce související s tímto polem naleznete v Kmenových datech Oslovení.

 

Zakliknutí pole, umístění nad názvem firmy v bloku adresy. způsobí, že se kontaktní osoba bude zobrazovat v bloku adresy ve formuláři nad názvem firmy.

 

Ulice / PSČ / Místo / Země

V některých případech se může stát, že se služební adresa kontaktní osoby neshoduje s adresou firmy, kterou kontaktní osoba zastupuje. Stává se to ve větších firmách, nebo pokud pracovník pracuje externě, atd.. V takovém případě uvedete zde adresu kontaktní osoby, tato adresa může být použitá při tvorbě dokumentů nebo při fakturaci. Pokud při psaní dokumentů nebo ve fakturaci přidáte k adrese kontaktní osobu, která má svou služební adresu, upřednostňuje se tato adresa před adresou sídla firmy a objeví se v hlavičce.

 

Funkce / Oddělení

Ke každé kontaktní osobě můžete přiřadit funkci a oddělení. Kromě toho, že jsou doplněním údajů o kontaktní osobě, velmi výrazně slouží též při vyhledávání kontaktních osob.

 

Funkci a oddělení lze vyhledat dvěma způsoby :

 

 

Pro upřesnění funkce nebo oddělení jsou k dispozici ještě dvě pole, které slouží jako doplnění, kde si můžete libovolně upřesnit funkci nebo oddělení.

 

Příjmení (oslovení)

Zde můžete zadat 5. pád příjmení. Toto má význam pro slovanské jazyky v případě skloňování příjmení při automatické tvorbě oslovení pro korespondenci. Toto pole je překladatelné.

 

Příklad: Pan Kaucký je ve spisovné češtině oslovován: pane Kaucký.

 

Řádka oslovení

Zde můžete zadat celou řádku oslovení pro případ, že žádný ze způsobů automatické tvorby oslovení pro korespondenci Vám nevyhovuje.

 

Příklad: kompletní řádka oslovení - Vážený pane docente Jánský,

 

Nečinný

Pokud existuji v databázi záznamy s kontaktní osobou, která mezitím opustila firmu a nechcete ji použit pro další doklady, musíte zakliknout tento objekt a vyloučit takto zobrazování kontaktní osoby v rozbalovacích seznamech a tabulkách během pořizování dokladů nebo dokumentů.  Vzhledem k interním mechanismům zaručujícím integritu dat nelze kontaktní osobu použitou v dokladech apod. odstranit z databáze.

 

Příznak

Zde zadáváte údaje pro bližší specifikaci kontaktní osoby. Podrobnosti k této položce najdete v Kmenových datech kontaktních osob.

 

VIP

VIP přiřadíte výběrem žádané hodnoty z rozbalovacího seznamu VIP. Toto pole slouží k rozdělení kontaktních osob podle určitých kritérií. Je to důležité, pokud chcete oddělit důležité kontaktní osoby od těch pouze informačních, atd.. Kliknutím pravým tlačítkem myší do prázdného pole VIP, lze vyvolat kontextovou nabídku umožňující skok do okna VIP.

 

Sekce spojení

Zde zadáte telefonní a faxová čísla a internetové spojení ke kontaktní osobě. Pokud jste již zadali PSČ, a to ať už v okně adresáře nebo v okně kontaktní osoby (pokud je zadána adresa u kontaktní osoby je prioritní), a PSČ je kompletně správně zadané (včetně tel. předvoleb), je automaticky přednastavená kompletní předvolba (státní + meziměstská). Takže stačí pouze zadat samostatná telefonní či faxová čísla.

 

Další spojení - tabulka

Mnohdy se stává, že Vám nepostačí pouze jeden telefon a fax jako spojení. Do této tabulky lze zadat prakticky neomezený počet libovolných telefonních, faxových, modemových a jiných spojení. U kontaktní osoby to může být například telefonní číslo domů, soukromé mobilní číslo, atd... Postupujte jako obvykle při zadávání dat do tabulky.