Navigation:  Adresář > Doplňující údaje o adresáři >

Definice zákazníka

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Kliknutím na tuto volbu v nabídce Extras vystartuje okno, které umožní definování parametrů pro zákazníky. Navolené parametry budou automaticky přenášeny během pořizování zakázek a dalších dokladů (na základě zde specifikovaných parametrů pro konkrétní adresy) Vám tak ulehčí práci při vystavování dokumentů. Správné a kompletní vyplnění údajů v definici zákazníka zjednodušuje manuální pořizování a umožňuje plně automatizovanou tvorbu dokladů. Např. Plně automatické generování zakázek na základě platných smluv.

 

Maska obsahuje sedm karet:

 

Podmínky
Slevy/Bonus
Pojištění
Obchodníci
Parametry dodávky
Parametry E-mailů
Texty

 

 

1. Karta Podmínky

 

Zde provedete nastavení základních parametrů zákazníka. Hlavním kritériem je přiřazení adresy skupině zákazníků.

 

 2.2.2_def_zakaznika1

 

Skupina zákazníků

Z rozbalovacího seznamu vyberte příslušnou skupinu zákazníků, do které danou firmu zařadíte. Toto pole je povinné.

 

V kmenových datech skupin zákazníků definujete podmínky, které jsou pak automaticky přenášeny do sekce této karty nazvané Podmínky, ale také do některých částí karet následujících. Veškeré takto přenesené objekty jsou označeny modrou barvou. Podle toho snadno zjistíte, že se jedná o standardizované údaje odvozené z definice podmínek, které byly přiřazeny ke zvolené skupině zákazníků.

 

Jestliže budete chtít pro konkrétní firmu některé z podmínek změnit, proveďte to editací v příslušném poli. Barva objektu se po editaci změní na bílou. Tím bude symbolizovat, že daná podmínka je platná pouze pro aktuální adresu.

 

Tip: Provedete-li změnu některého z parametrů podmínek v okně definici podmínek, například Způsobu platby, bude po uložení tato změna automaticky aktualizována u všech adres, ke kterým jsou tyto podmínky přiřazeny a u kterých pole Způsob platby zůstalo modré. Tato vlastnost Vám umožní jednoduché a rychlé změny vybraných parametrů zákazníka také pro velké množství adres. Nemusíte provádět tyto změny samostatně pro každou adresu.

 

Odbytová skupina

Slouží pro teritoriální roztřídění zákazníků. Může být později použitá ve vyhodnoceních obratů dle oblastí. Přiřazení provedete výběrem z rozbalovacího menu.

 

Přednostní účetní jednotka

V případě že na systému REGNUM používáte více účetních jednotek (např. více poboček), můžete zde zvolit účetní jednotku, která primárně obsluhuje tohoto klienta.

 

Exkluzivní použití - Zaškrtnutím tohoto pole zabráníme během fakturace použití této adresy jinou účetní jednotkou, než upřednostněnou.

 

Adresa pro hledání cen

Z rozbalovacího seznamu vyberte kliknutím levého tlačítka myši vhodnou adresu.

 

Příklad: Jako provozovatel systému REGNUM jste dodavatelem zboží pro koncern tvořený několika pobočkami. Centrála s Vámi dohodne pro Vámi dodávané výrobky konkrétní ceny, které platí pro všechny pobočky. Tyto individuální cenové dohody nastavíte pouze jednou a to při definici centrály. U každé z poboček zadáte do pole adresa pro hledání ceny adresu centrály. Během pořizování položek zakázky jednotlivým pobočkám systém automaticky vyhledá cenu platnou pro Vámi zvolenou adresu, v tomto případě pro adresu centrály.

 

Skupina: Podmínky

Zde se volí podmínky opět tak, že vyberete vhodnou variantu z rozbalovacího seznamu. Výběrem určité podmínky jsou na základě její definice (údajů, které obsahuje zvolený typ podmínky) vyplněny pole pro cenové skupiny, stanovení ceny, dodací podmínky, způsoby platby, splatnosti a skonta. Pole podmínky se po editaci změní z modré barvy na bílou (zvolený typ podmínky bude platný pouze pro aktuální adresu), ale veškeré podmínky podřízené zvolenému typu budou označeny modře.

 

Tip: Provedete-li změnu některého z parametrů podmínek například Způsobu platby, bude po uložení tato změna automaticky aktualizována u všech adres, ke kterým jsou tyto podmínky přiřazeny a u kterých pole Způsob platby zůstalo modré. Tato vlastnost Vám umožní jednoduché a rychlé změny vybraných parametrů zákazníka také pro velké množství adres. Nemusíte provádět tyto změny samostatně pro každou adresu.

 

Druh upomínání

V případě že používáte modul platebního styku v systému REGNUM, můžete také využívat systém automatizovaného upomínání. Položka druh upomínání v definici zákazníka slouží k nastavení skupiny parametrů, která bude použitá během generování upomínek. Více se dozvíte v příslušné kapitole nápovědy.

 

Cenová skupina

Pole pro cenové skupiny se automaticky vyplní na základě zvolené podmínky. Slouží k přiřazení firmy určitému ceníku. Během pořizování zakázek bude tato přednastavená cenová skupina použita jako výchozí a budou od ní přebírány ceny všech prodávaných položek (dle nastavení způsobu vyhledávání cen).

 

Jestliže chcete cenovou skupinu editovat (aktuálně zadávanou firmu zařadit do jiné cenové skupiny než je standardně předdefinováno pro konkrétní typ podmínky), proveďte to výběrem vhodné položky z rozbalovacího seznamu.

 

Stanovení ceny

V tomto poli zadáváte způsob stanovení ceny. Je automaticky vyplněno na základě typu podmínky platné pro konkrétní skupinu zákazníků. Pro volbu jiného údaje využijte rozbalovací menu. Informace o způsobu stanovení ceny je důležitá například při vystavování nabídky nebo potvrzení zakázky a určuje zda-li budou a jakým způsobem vyúčtovány dodatečné náklady spojené s přepravou zboží apod.

 

Dodací podmínka

Uvádí způsob dodávky zboží. Například zásilkovou službou UPS, poštou, pomocí spedice apod. Pole je vyplněno stejným způsobem jako tomu bylo u předchozího pole automaticky dle zvolené skupiny zákazníků.

 

Způsob platby

Podle typu podmínky je zobrazen způsob platby, na kterém se s dodavatelem dohodnete (např. bankovním převodem, hotově apod.). Pole je vyplněno stejným způsobem jako tomu bylo u předchozího pole automaticky dle zvolené skupiny zákazníků. Text bude použitý na formulářích.

 

Pod polem způsob platby, můžete zvolit, že se jedná o inkaso, tak že zakliknete pole inkaso.

 

Splatnost

Počet dnů během, kterých by mělo dojít k zaplacení faktury stanovujete do tohoto pole.

Počet dní pro Skonto 1 a %-sazba pro Skonto 1

 

Skonto je způsob, kterým můžete motivovat zákazníka k včasné platbě. V případě, že faktura bude zaplacena dříve, můžete stanovit procentuelní slevy z hodnoty fakturované částky.

Počet dní pro Skonto 2 a %-sazba pro Skonto 2

 

Pro toto pole  zadáváte stejné údaje jako ve Skontu 1 s tím rozdílem, že ve Skontu 2 bývá nižší procentuelní sazba a větší počet dní od vystavení faktury (nebo-li dny blíže termínu splatnosti faktury).

 

Typ valuta - datumu

Zde zvolte způsob, jak se má počítat obsah objektu Valuta datum ve fakturaci.

 

 

2. Karta Slevy/bonus

 

Zde definujete další parametry nutné pro zpracování zakázek.

 

 2.2.2_def_zakaznika2

 

Měna zakázky

Z rozbalovacího seznamu vyberte výchozí měnu, ve které budete primárně vystavovat doklady pro konkrétního zákazníka.

 

Min. objem zakázky

Do tohoto pole definujete minimální objem zakázky v měně zákazníka.

 

Přirážka pro zakázku

V případě nedodržení minimálního objemu zakázky zaneste do toho objektu hodnotu, která bude připočtena k hodnotě zakázky.

 

Limit pohledávek, výška limitu pohledávek

Pokud chcete nastavit automatizované hlídání limitu pohledávek zaškrtněte políčko Aktivní. V následujícím poli uveďte maximální hodnotu pohledávek.

 

Tip: Během pořizování zakázky hlídá systém REGNUM automaticky zda-li nebyl překročený limit stanovený v definici zákazníka. Do výpočtu jsou zahrnuté nezaplacené faktury a otevřené nevyfakturované zakázky. Pokud jejich hodnota je vyšší než limit pohledávek, budete během pořizování zakázky informováni formou hlášení systému.

 

Slevy pro zakázky

Do tabulky určujete procentuelní slevy na zakázky. Tyto slevy budou automaticky přiřazeny pro každou zakázku pořizovanou pro klienta.

 

Způsob zadávání slev je následující:

 

V tabulce klikněte na pravé tlačítko myši a zvolte variantu nový řádek. Automaticky bude zvoleno pořadové číslo. Do sloupce Sleva na zakázku zadejte výběrem z rozbalovacího seznamu druh slevy (druhy jsou předdefinovány v kmenových datech). Na základě vybraného druhu slevy bude automaticky vyplněno následující pole, ve kterém je uvedena procentuelní sazba. Tu však můžete editovat podle konkrétních požadavků.

 

Skupina: Parametry

V této sekci karty se nachází zaškrtávací políčka. Na základě jejich stavů se buď připouštějí nebo zamítají konkrétní vlastnosti. Jsou to:

 

Hromadné faktury - Tímto parametrem je řízeno vystavování faktur ze správy zakázek. Přenáší se do správy zakázek a může tam být pozměněn. Zakázky označené tímto příznakem mohou být vyfakturovány pouze voláním speciální funkce ze správy zakázek Vytvořit hromadné faktury.
Hromadné dodací listy - Tímto parametrem je řízeno vystavování dodacích listů ze správy zakázek. Přenáší se do správy zakázek a může tam být pozměněn. Zakázky označené tímto příznakem mohou být dodány pouze voláním speciální funkce ze správy zakázek Vytvořit hromadné dodací listy.
Povolené dílčí dodávky - Zaškrtnutím tohoto parametru povolíte dílčí dodávky jednotlivých položek zakázek, pro které není dostačující množství na skladě.
Factoring - Je způsob hrazení faktur. Zákazníci, jenž toto využívají předávají své závazky jiné společnosti, která za ně tyto závazky přebírá a hradí. Zaškrtnutím tohoto políčka bude vypnuté upomínání tohoto zákazníka.
Závislost na kurzu - tímto můžete řídit speciální funkcionalitu, která umožní automatické přepočty cen položek zakázky v okamžiku fakturace. Toto bude provedeno pokud přeprodáváte zboží, které nakupujete v cizí měně a nechcete nést riziko spojené s výkyvy kurzů.
Tolerance výkyvu - Do tohoto políčka ručně zapište toleranci výkyvu kurzu v procentech. Přepočet hodnoty faktury bude proveden pouze v případě, že dojde k většímu výkyvu kurzu cizí měny, než ten, který uvedete zde.
Interní výnosy - Zaškrtnutím tohoto parametru zvolíte způsob předkontace výnosů na tzv. interní výnosy. Tento způsob může být použit např. při interní fakturaci zboží a služeb mezi firmami patřícími do jedné skupiny.
Automaticky počítat všeobecné příplatky - pokud chcete pro zvoleného zákazníka povolit automatické dopočítávání příplatků (např.legovacích příplatků pro šlechtěné kovy apod.) - zaškrtněte tento objekt.

 

Skupina: Přidělení bonusu

V této sekci můžete přiřadit bonusy dle ročního obratu nebo bonus zakázky závislého na objemu zakázky (např. při hodnotě zakázky nad 1000 EUR stanovíme bonus 2% apod.). Vše  vypočítáváte dle zadání buď na celou hodnotu netto zakázky nebo pouze na hodnotu převyšující Vámi zadanou mez.

 

Bonus dle ročního obratu od - Jestliže zaškrtnete toto políčko, zpřístupní se pole pro zadání sumy, od které se bude bonus poskytovat a pole pro zadání procentuelní hodnoty bonusu. Firma, pro kterou tento bonus stanovujete jej získá, pokud bude mít roční obrat zakázek vyšší než stanovená suma.
Bonus zakázky při objemu zakázky - Stejným způsobem jako tomu bylo u bonusu dle ročního obratu od se zadávají údaje v této části. Jedná se však o bonus, který se poskytuje přesáhne-li hodnota jedné konkrétní zakázky stanovenou výši.

 

U obou druhů bonusů stanovujete:

 

Vypočítáno na:

Hodnota netto - tzn. že bonus bude vypočten z celkové hodnoty obratu.
Přebytek - tzn. bonus bude vypočten na hodnotu zakázek od stanoveného limitu.

 

 

3. Karta Pojištění

 

Pojištění, číslo pojistné smlouvy a částka do jaké výše je zákazník pojištěn se používá při zakázkách na vysokou hodnotu, abychom se jistili pro případ krachu obchodního partnera.

 

 2.2.2_def_zakaznika3

 

Pojišťovna

Vyberte adresu pojišťovny výběrem z rozbalovacího seznamu. Adresa pojišťovny musí existovat v adresáři.

 

Č. smlouvy

V tomto poli udáváte číslo pojistné smlouvy.

 

Částka

Zde vyplníte dle pojistné smlouvy maximální výše, na kterou by se v případě problému vztahovalo pojistné plnění.

 

Datum

Datum, kdy byla pojistná smlouva uzavřena.

 

Poznámka

Do tohoto pole můžete přidat další informace o pojištění, komentáře a poznámky.

 

4. Karta Obchodník

 

 2.2.2_def_zakaznika4

 

Hlavní obchodník

Zde definujete kód adresy obchodního zástupce, který bude primárně udržovat klienta a bude dostávat provize z prodeje zboží/služeb. Adresa obchodního zástupce musí být založená v adresáři.

 

Další údaje týkající se vyúčtování provizí budou automaticky převzaty z definice obchodníka a mohou být zde pozměněny.

 

Základ provize

V tomto poli zadáte základ provize pro obchodního zástupce (zda se bude provize počítat z prodejní ceny nebo z hrubého zisku).

 

Sazba provize

Do tohoto pole ručně zapíšete sazbu provize v procentech.

 

Další obchodníci

Do tabulky můžete vložit další obchodníky, kteří máji nárok na provize pro obchodní případy fakturované na adresu zvoleného zákazníka.

 

5. Karta Parametry dodávky

 

Parametry dodávky určujete v této kartě. Definujete dohodnuté způsoby zásilky, trasy dodávky apod. Jednotlivé pole jsou charakterizována pod tímto snímkem.

 

 2.2.2_def_zakaznika5

 

Skupina: Dodávky

V této části karty stanovujete dny, ve kterých můžete zboží dodávat, zaškrtnutím dnů v týdnu. V části Poznámky můžete připojit informace například o pracovní době ve firmě apod. Tyto informace mohou být později vytištěny například na dodacím listu.

 

Skupina: Data pro zásilku

Sekce je určena pro zadání dat pro zásilku. Volbu jednotlivých polí provádíte výběrem vhodné varianty z rozbalovacího seznamu.

 

Trasa dodávky

Udává informaci, která může posloužit pro optimalizaci cesty například při zavážení zboží vlastním řidičem apod.

 

Zásilková služba

Dle zvolené podmínky v kartě č. 1 je automaticky zobrazen druh zásilkové služby, pomocí, které bude zboží dodáno k zákazníkovi.(např. vlastní doprava, dobírkou, využitím Expresní dopravy UPS atd.).

 

Pro volbu jiné zásilkové služby využijte rozšířené nabídky.

 

Způsob zásilky

Zobrazí dle zvolené podmínky způsob zásilky např. expres do 24 hod., do dvou dnů, do týdne apod.

 

Způsob platby

Zde uvádíte způsob úhrady nákladů spojených se zásilkou např. dobírka, faktura atd.

 

Doplňková služba

Zde uvádíte úroveň doplňkových služeb spojených se zásilkou.

 

U společnosti UPS jsou to např. UPS Standard, UPS Express atd.

 

Č. zákazníka GLS

Referenční číslo zákazníka pro dopravní službu GLS.

 

6. Karta Parametry E-mailů

 

 2.2.2_def_zakaznika6

 

7. Karta Texty

 

V tabulce lze zadat specifické texty v závislosti na měně, které mohou být zobrazeny na individuálně upravených formulářích, např. na potvrzení zakázky. Tímto můžete upozorňovat zákazníka na určité skutečnosti, specifické pro zvolenou měnu dokladu. Např. výzva k úhradě faktury na specifický účet apod.

 

 2.2.2_def_zakaznika7