|
Kategorie dokumentů (globální) |
  
|
|
Kategorie dokumentů (globální) |
|
Kategorie dokumentů plní více úloh ve správě dokumentů systému REGNUM. Umožňují seskupení předloh dokumentů do tématických skupin, přednastavení cílových složek, do kterých budete ukládat dokumenty přiřazené konkrétní kategorii a nastavení dalších parametrů umožňujících dalekosáhlou automatizaci standardních postupů.
A kde toto okno najdete? Přímo v hlavní aplikaci Kmenová data / Správa dokumentů všeobecně / Kategorie dokumentů.
Na obrázku vidíte příklad stromu kategorii.
Úroveň zobrazení
V tomto poli si můžete určit úroveň, na základě které se rozbalí strom kategorií a jeho členění. Pokud si například zadáte úroveň zobrazení 2, strom kategorií se rozšíří o dvě úrovně. Abyste tuto změnu provedli, stiskněte tlačítko Aktualizovat, čímž program provede požadovanou úpravu zobrazení.
Nový
Pokud stojíte uvnitř schématu Kategorie a stisknete tlačítko Nový, vytvoříte si novou kategorii, kterou si můžete pojmenovat a přiřadit ji další vlastnosti.
List-box stromu kategorií
Ovládání je shodné s ostatními objekty tohoto typu v systému REGNUM. Jednotlivé záznamy přesouváte pomocí techniky drag-and-drop, (kterou zcela určitě znáte např. z Průzkumníka Windows) - klikněte levým tlačítkem myší na požadovaný záznam v list-boxu a přidržte stisknuté několik sekund, dokud se neobjeví malý čtvereček kolem ukazatele myši. Držte levé tlačítko stisknuté, přesuňte myš se zachyceným textem řádky přímo nad název skupiny (označen symbolem složky) a uvolněte tlačítko - přesunutý záznam ‚spadne' do list-boxu a přiřadí se automaticky.
Tip: po založení nové řádky je ji automaticky přiřazen symbol stránky. Po přesunutí této řádky nad jinou označenou stejným symbolem, dojde ke změně její symbolu - stávající symbol stránky bude zaměněn symbolem složky.
Hloubka stromu kategorií je technicky omezená na 10 úrovní.
Složka
Pomocí tlačítka v okně si zvolíte adresář v systému souborů na Vašem PC nebo na podnikovém serveru, do kterého chcete ukládat dokumenty této kategorie. Tento adresář slouží jako archív pro zvolenou kategorii dokumentů.
Předloha
Ke každé kategorii je nutné přiřadit předlohu, kterou si můžete vybrat z rozbalovacího seznamu. Pokud požadovaná předloha dosud neexistuje, můžete si ji založit v okně Předlohy, kliknete-li pravým tlačítkem myší do pole Předlohy.
Hot-kód kategorie
Hot-kód nebo-li horká klávesa umožňuje rychlý přístup na konkrétní kategorii během pořizování nového dokumentu. Zkušený uživatel nemusí při výběru kategorie dokumentu (předlohy) se „proklikávat" přes jednotlivé větve celé struktury firemních kategorií a může zadáním horké klávesy (zkratky kategorie) prakticky okamžitě zvolit požadovanou předlohu.
Horké klávesy mají význam především ve společnostech, které mají rozsáhlé struktury kategorií dokumentu.
Stupeň utajení
Z rozbalovacího seznamu se k jednotlivým kategoriím přiřadí stupeň utajení.
Příklad: uživatel, kterému byl přiřazen stupeň utajení č.3 nebude mít přístup ke kategoriím, jímž byl přiřazen vyšší stupeň, tzn. 2 a 1. Touto ochranou nedojde k nedovolenému náhledu nebo manipulaci s dokumenty vyšších kategorií.