Navigation:  Kmenová data > Správa dokumentů >

Předlohy

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Předlohy, nebo-li šablony, nebo vzory jsou dokumenty, které obsahují standardní layout, typicky pro konkrétní typ dokumentů. Obsahují vše, co je charakterizuje po stránce grafické (např. velikosti písma, vzhled stránky, odstupy, řádkování, rozmístění jednotlivých objektů atd.) a obsahové  (např. standardní texty, vzory dokumentů atd.).

 

Předlohy standardizují graficky a někdy také obsahově konkrétní typy dokumentů, např. servisní smlouvy, pracovní dohody apod., mohou již obsahovat celé texty a pouhou výměnou některých údajů, jako jsou např. název firmy, adresa, jméno a příjmení zaměstnance, můžete rychle vytvořit zcela nový dokument.

 

Toto můžete také samozřejmě provést přímo ve Wordu bez správy dokumentů REGNUM, v tomto případě musíte udělat ještě několik kroků navíc, které vyžadují určitou dávku znalosti:

pokud budete do textu vzoru servisní smlouvy vkládat název, adresu, kontaktní osobu a další informace týkající se obchodního partnera, musíte tyto údaje celé, kompletní a bezchybně zadat z klávesnice vašeho PC (toto stoji čas).
nesmíte změnit originál (!)
musíte nový dokument pojmenovat (např. podle konvencí platných ve Vaší firmě)
musíte určit složku, ve které bude nový dokument uložen.

 

Pro mnoho méně zkušených uživatelů nebo nováčků ve Vaší firmě jsou to dost komplikované úlohy. Pokud budou provedeny chybně, budete mít problém např. s chybně napsanou smlouvou, kterou Váš partner bude zcela určitě reklamovat a pravděpodobně budete mít problémy s její nalezením pro případ korektury nebo opakovaného tisku.

 

Zamezit tomu lze vypracováním předloh, které poslouží pro organizaci správy dokumentů REGNUM.

 

Okno obsahuje tyto karty:

Předloha
Systém

 

Karta Předloha

 

 Snap_2010.12.14_14h22m19s_095

 

Zkratka

Identifikátor předlohy, zkratka není přidělována automaticky, max. délka 10 znaků. Zde je to D0002.

 

Označení

Do tohoto pole napíšete celé označení charakterizující předlohu, max. délka 50 znaků. V tomto případě to je Dopis Basic (pro obálku s oknem vlevo).

 

Typ

V tomto poli si z rozbalovacího seznamu vyberete typ komunikace mezi správou dokumentů a cílovým programem. Volbou typu si určíte, která data putují mezi správou dokumentů a dokumentem Wordu.

 

Ve Vašem případě jste si určili typ Dopisy (údaje od adresy a dokumentu). Další možností systému jsou:

Dokumenty (údaje od dokumentu) a
Prázdné - bez údajů.

 

Program

Z rozbalovacího seznamu si vyberete cílový program. Určujete, do kterého programu má být dokument přenesen, ve kterém má být zobrazen nebo upravován.

 

 

Karta Systém

 

 Snap_2010.12.14_14h22m25s_096

 

Zkratka/Označení

Tyto údaje automaticky přebíráte z karty Předloha.

 

Tabulka pro výběr souboru

Pomocí tlačítka si můžete vyhledat adresář a jeho soubor, který poslouží jako předloha. Jak se vzhled předlohy v cílovém dokumentu vytváří, Vám vysvětlíme dále v tomto dokumentu.

 

V dokumentu Word´u můžete poté vytvořit předlohu. Vytváříte ji vkládáním slučovacích polí.