Navigation:  Správa dokumentů > Hlavní okno správy dokumentů >

Doplňující údaje I

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Tato karta obsahuje příznaky a pomocné údaje, které mohou posloužit k pozdějšímu hledání dokumentu.

 

 4.1_sprava_dok2

 

Klíč

Klíč dokumentu automaticky přebíráte z karty Dokument.

 

Stupeň utajení

V zájmu každé firmy je ochrana dokumentů, ve správě dokumentů k tomu slouží pole (rozbalovací seznam) pro uvedení stupně utajení, podle něhož se dokumenty budou třídit a nedostanou se do nepovolaných rukou. Příslušný stupeň utajení, který se přiřadí k danému dokumentu je přímo vázán na kategorii, kde může být přednastavený.

 

Existuje pět stupňů utajení 1 - 5, a jsou pevně určeny aplikací, což prakticky znamená, že nemohou být pozměněny uživatelem.

 

Příklad: vysvětlíme si funkčnost a význam pole Stupeň utajení.

 

Stupeň utajení 1        dokumentům se stupněm utajení 5 mají přístup všichni pracovníci
Stupeň utajení 2        stupeň utajení pro běžné dokumenty
Stupeň utajení 3        není v zájmu firmy, aby dokumenty s přiřazeným stupněm utajení 3 byly viděny všemi pracovníky firmy
Stupeň utajení 4        není v zájmu firmy, aby dokumenty s přiřazeným stupněm utajení 4 byly viděny všemi pracovníky firmy
Stupeň utajení 5        nejvyšší stupeň utajení

 

Pokud má uživatel přiřazené právo na prohlížení a editaci dokumentů se stupněm utajení 2, smí otevřít, založit a uložit dokumenty se stupněm utajení 1 a 2. Kategorie se stupněm utajení 3, 4 a 5 jsou skryty - uživatel nemá možnost volby takových kategorií.

 

Tým

K přesnější evidenci a přehlednosti dokumentů si můžete jednotlivá oddělení rozdělit na týmy. Tým, do kterého je zařazen autor dopisu, zvolíte z rozbalovacího seznamu a doplníte tak další kritérium pro pozdější hledání.

 

Pořadač

Tento údaj slouží pro lokalizaci uložení fyzické kopie dokumentu (výtisk).

 

Věc2 / Věc3

Tato pole slouží k bližší specifikaci dokumentu. Zde zadaný volný text může také sloužit jako další kritérium při hledání.

 

Soukromé / Pouze vlastní tým

Soukromé - pokud je u některého z dokumentů toto políčko zakliknuté, přístup k němu má při dalším otevření pouze uživatel, který dokument založil, nebo správce systému. Pro ostatní je tento dokument nepřístupný.

 

Pouze vlastní tým- pokud je u některého z dokumentů toto políčko zakliknuté, znamená to, že dokument je přístupný pouze pro daný tým.

 

Indexy dokumentu

Indexy dokumentu jsou dodatečným heslovitým příznakem, určujícím obsah dokumentu, který je možno uložit k dokumentu. Pomocí tohoto příznaku lze provádět dodatečné třídění (selekci) všech dokumentů.

 

Příklad: Váš dopis adresovaný na společnost EuroImport se týkal perspektiv dalšího vývoje importu, všeobecná kategorie je Vývoj. Uložili jste tuto informaci jako Index. Jinou možnosti je např. uložit tuto informaci jako text v některém z polí Věc2/Věc3, ale pozdější hledání nemusí být přesné, neboť údaje v textu mohou být zadány velmi rozdílně.

 

Přesný výběr všech dokumentů týkajících se účetních změn provedete pomocí Indexu takto:

 

a)Z hlavní aplikace Dokumenty otevřete okno Správa dokumentů a dále kliknete na kartu Doplňující údaje.
b)Kliknete myší do tabulky Index.
c)Tlačítkem INSERT vložíte prázdnou řádku (lze to provést také pravým tlačítkem myší).
d)Z rozbalovacího seznamu zvolíte: Vývoj (převzetí do okna přes dvojité kliknutí myší). Pokud rozbalovací seznam požadovaný index neobsahuje, můžete si ho založit v kmenových datech
e)S touto podmínkou stisknete tlačítko Přehled (nebo F10 z klávesnice).

 

V přehledu na obrazovce získáte výběr všech dokumentů pro zadanou podmínku. Je tam také váš dokument (např. D-01/9-00006).