Automatické blokování dokumentu
Z důvodu ochrany dokumentu proti zpracovávání dokumentu na více stanicích současně dochází během jeho vytváření nebo zpracovávání k zablokování dokumentu.
Zablokování dokumentu
Po založení nového dokumentu a jeho otevření kliknutím na ikonu Word, dokument založíte na lokálním disku v pracovním adresáři a současně také v archívu (ale není tam ještě uložen). Současně se v okně správy dokumentů v místě pod polem Klíč objeví zelené hlášení o zablokování dokumentu.
Tato informace znamená, že dokument byl zablokován uživatelem přihlášeným do systému, v našem případě "SYSADM" na počítači s názvem PC_SIMONA1. V této chvíli může dokument upravovat pouze uživatel SYSADM na stanici PC_SIMONA1. Nikdo jiný k dokumentu nemá přístup.
V případě, že převezmete do okna dokument, se kterým právě pracuje jiný uživatel, se pod polem Klíč objeví červená informace o zablokování dokumentu. V takové chvíli nemáte k dokumentu přístup.
Ukládání dokumentů
Existují dva adresáře, do kterých se ukládají dokumenty během jeho zpracování:
• | Lokální -pracovní adresář, na kterém se dokumenty na lokálním počítači upravují, dokud je uživatel neuvolní do archívu. |
• | Archiv -místo určené správcem systému, kam se ukládají dokumenty (v našem příkladě je v této chvíli dokument založen v archivu, ale nebyl tam doposud uvolněn). |
V okamžiku opouštění hlavního okna správy dokumentů jsou všechny dokumenty automaticky odblokovány a vráceny do archívu.
Pro manipulaci s dokumentem jsme vytvořili řadu funkcí, které jsou obsahem nabídky Extras. Některé z těchto funkcí jsou přístupné pouze pro správce systému.
Přesun: Lokal - Archiv
Touto funkcí cílevědomě stáhnete dokument z lokální stanice do archivu. Na lokálním počítači zůstane kopie a zároveň se dokument uloží do archívu (na síť) a bude přístupný ostatním uživatelům na ostatních pracovních stanicích.
Přesun: Archiv - Lokal
Touto funkcí si cílevědomě stáhnete a zablokujete dokument z archivu na svou lokální stanici. Tímto je dokument opět zablokován a jiný uživatel na jiné stanici k němu nemá přístup do té doby, dokud dokument opět neuložíte do archivu.