Navigation:  »No topics above this level«

Správa dokumentů

Previous pageReturn to chapter overviewNext page

Správa dokumentů je nástrojem pro uspořádání a organizaci dokumentů ve vaši společnosti. Slouží k pořizování, ukládání a vyhledávání libovolných dokumentů systému Windows jako jsou např. MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, atd.

 

Jistě všichni znáte běžnou firemní praxi pokud jde o korespondenci. Sekretářka napíše obchodní dopis, odešle ho, založí, a tak to probíhá celý rok. Po nějaké době se k některému z nich chcete vrátit a je zde ihned problém, dobře víte, jak obtížné je najít ten správný dokument v šanonu nebo v archívu. Neméně složíte je vyhledání dokumentu i v případě jeho uložení v elektronické formě. Spravování velkého množství dokumentů v systému souborů na podnikovém serveru naráží na celou řádu problémů, které velmi dobře znají správci systému. Můžou jimi být např. bezpečnost dokumentů při práci v síti, řízení a správa přístupových práv, vyhledání dokumentů, fulltextové hledání atd.

 

Správa dokumentů Vám umožní systematizovat a spravovat Vaši veškerou obchodní korespondenci, technickou dokumentaci, marketingové prospekty, letáky, prezentace, tabulky, obrázky atd. Je těsně propojená s adresářem systému REGNUM Office a umožňuje plynulé spojení dat z adresáře do aplikací systému Microsoft Office (Word). Správa dokumentů systému REGNUM Office Vám umožní vcelku snadné zavedení jednotného celopodnikového systému, a tímto zjednodušení a ulehčení práce s firemními dokumenty.

 

Dalším významným faktorem, který jasně hovoří pro zavedení správy dokumentů je jednoduchost a rychlost při hledání. Díky plné integraci s daty systému REGNUM a celé řadě atributů, bez kterých nelze dokument uložit, je umožněn velmi rychlý přístup k libovolnému dokumentu bez znalosti jeho názvu a umístění v systému souborů.

 

Správa dokumentů je komplexním nástrojem, který je velmi podrobně konfigurovatelný přímo na míru konkrétního uživatele aplikace. Předtím než začnete pracovat se správou dokumentů, musíte zadat a nastavit kmenová data, která se správou dokumentů nedílně souvisí. Jsou to např. Předlohy, Kategorie, atd. Tato organizační činnost je poměrně náročná a měla by být uvedená analýzou potřeb a obchodních procesů v oblasti toků dokumentů ve vaši společnosti.

 

 

Práce s dokumenty

 

Jak pracovat s vašimi dokumenty pomoci správy dokumentů REGNUM? V podstatě musíte provést pouze několik jednoduchých kroků, nemusíte se starat o správný název dokumentu ani o jeho umístění v systému souborů na vašem počítači nebo na podnikovém serveru - tuto práci za vás udělá systém.

Nevíte jak má nový dokument vypadat? Ze stromu kategorií zvolíte předlohu, kterou pro vás připravil správce systému. Pokud pracujete na počítači připojeném do sítě, nemusíte se obávat případných problémů, které by mohly nastat v případě neočekávaného výpadku a dočasné nedostupnosti serveru. Pokud pořizujete dokument ze správy dokumentů pracujete vždy s kopií umístěnou na Vašem lokálním disku. Teprve po skončení práce s dokumentem je jeho poslední modifikace buď automaticky nebo ručně na Vaše přání přesunutá do centrálního archívu.

 

Při práci s archivem v síťovém prostředí pro Vás jako uživatele v pozadí neviditelně funguji bezpečnostní mechanizmy (check out, check in), které blokují vámi zpracováváný dokument. Uživatel, který by chtěl otevřít dokument, který je momentálně zpracováván, dostane k dispozici v hlavním okně správy dokumentů informaci o tom kdo a na jakém počítači tento dokument zablokoval. Při pokusu o otevření dostane potom možnost stažení poslední kopie dokumentu z archívu, ale pouze ke čtení.

 

To jsou jen některé možnosti, které Vám správa dokumentů REGNUM poskytuje. Další si vysvětlíme v průběhu této kapitoly.